Dijital Dönüşüm Nedir?

Dijital Dönüşüm konusu günümüzün en popüler konularından bir tanesi. Aslında her dönem gündeme gelen bir şeyler mutlaka trend oluyor. Daha sonra o trendleri alıp her konuşmamıza, her sunuma ekliyoruz. Böylelikle işine hakim ve hatta guru havasına bürünebiliyoruz.

İşim şakası bir yana dijital dönüşüm ile ilgili konuşmalar, planlamalar ve hayata geçirilen projeler son dönemlerde arttı. Hepimizin kulağına en az 1 defa temas etmiş bir terim dijital dönüşüm.

Son dönemde biz de şirket olarak dijital dönüşüm üzerine çalışmaya başladık. Bazı yazılımları değiştirerek, aslında şirketin birçok alanda kullandığı tüm yazılımları bir çatı altında toplamaya çalışıyoruz. İlerleyen günlerde uygulamaya geçireceğimiz çok farklı dönüşüm stratejileri söz konusu.

Hem biz pazarlamacıların bu kadar fazla gündemindeyken, hem de ben şu anda bir dijital dönüşüm projesi içerisindeyken bu konuda bir yazı yazmam gerekir diye düşündüm.

Dijital Dönüşüm Nedir?

Basit tanımı ile; bilgi teknolojilerinin yoğun kullanımı ile iş süreçlerinin ve bilgilerin hızla, para ve zaman tasarrufu sağlayarak dijital (elektronik) ortama taşınmasıdır.

Teknoloji ile birlikte hayatımızda birçok şey hızlandı ve kolaylaştı. Tabi bu hız ve kolaylıklar iş hayatımıza da etki etmeye başladı. Alışveriş alışkanlıklarımız değişti. Artık birçok alanda e-ticaret ön plana çıkıyor. Tüketiciler mağazaya gitmek yerine ürünleri internet üzerinden satın alıyorlar.

Ofislerimizdeki kâğıt yükleri azalıyor. En basit örnek e-fatura geçiş süreci olabilir. E-fatura geçişi ile birlikte hem kâğıt tasarrufu sağladık hem de faturanın bir adresten diğerine teslimi için gereken zaman ve para kaybından kurtulduk.

Artık fatura hazırlandıktan birkaç dakika sonra muhatabının sisteminde yerini alıyor. Özellikle kâğıt tasarrufu konusunda faydası tartışılmaz.

Maliyet ve zaman tasarrufu ile bazı şirketlerde rekabette ön plana çıkınca dijital dönüşüm sürecini başlatan şirket sayısı bir anda fazlalaştı.

Dijital Dönüşüm Hangi Ürünleri Kapsar?

E-Posta

Dijital dönüşümün ilk örneği olarak e-posta gösterilebilir. Bir zamanlar iki şirket ya da kişi arasındaki yazışmalar kağıtlar üzerine özenle yazılır ve postacılar aracılığı ile gönderilirdi. E-postanın çıkması ile mektup gönderme adeti neredeyse bitti. Bu bize hem zamandan hem de paradan tasarruf sağladı.

E-Fatura

E-fatura ve e-arşiv ile ilgili önceki başlık altında bilgi vermiştim. Ancak tekrar etmekte fayda var. Aslında e-posta teknolojisindeki karşılıklı iletişim süreci faturalar için de uygulanmaya başladı diyebiliriz. E-imza dediğimiz elektronik imzalama çıktıktan sonra resmi evrakların ıslak imzalı olması kuralı kalktı. Artık e-imza ile onayladığınız bir evrakı karşı tarafa yine elektronik olarak gönderebiliyorsunuz.

E-Devlet

Ülkemizde de örneğini gördüğümüz elektronik devlet işlemleri (bizdeki adıyla e-devlet) dijital dönüşümün en önemli örneklerinden. Bugün belediyelerden nüfus müdürlüklerine kadar her konuda işlemimizi internet üzerinden gerçekleştirebiliyoruz.

E-Ticaret

E-ticaret, aslında dijital dönüşümün en büyük etkiyi oluşturduğu alanlardan bir tanesi. Yazının giriş kısmında da söylediğim gibi tüketiciler artık birçok alanda alışverişlerini internet üzerinden gerçekleştiriyorlar. Görünen o ki e-ticaret sitesi olmayan birçok marka yakın bir gelecekte dünyamızda olmayacaklar.

E-Bilet

E-bilet, uygulamaları da giderek yaygınlaşıyor. Artık uçak biletinden sinema biletine kadar tüm biletler dijital bir hal aldı. Uçak bileti aldıktan sonra check-in’i online olarak yapıyoruz. Telefonumuza gelen biniş kartındaki QR kodu uçağa binerken okutmamız yeterli oluyor. Basılı bir biniş kartına ihtiyaç duymuyoruz.

Hatta benim gibi akıllı saat kullanan ve işi bir adım daha öteye götüren teknoloji tutkunları saatlerini okutarak uçağa giriş yapabiliyorlar. Böylelikle telefonu bile cebinizden çıkartmanıza gerek kalmıyor.

Aklınıza Gelebilecek Birçok Şey!

Bu örnekler benim bir çırpıda saydıklarım. Bunları her sektöre ve markaya göre çeşitlendirebiliriz. Şantiyedeki bir işin robotlarla yapılmasından, çikolata üretiminin tamamen makineleşmesine kadar dijital dönüşüm süreci örnekleri çeşitlenebilir.

Dijital Dönüşüm Kimlerin İşine Yarar?

Kamu ya da özel her türlü kuruluş dijital dönüşümden fayda sağlayabilir. Özellikle maliyetlerinden ve zamanından tasarruf sağlamak isteyen her kurum için dijital dönüşüm önem kazanacaktır.

Dijital Dönüşümün Avantajları Nedir?

Aslında yazının başından beri bu sorunun yanıtını 2 kelime ile özetliyorum; para ve zaman tasarrufu. Bunu biraz detaylandıralım.

Artık bütün işlemleri dijital ortamda gerçekleştirebildiğimiz için kâğıt, fotokopi makinesi, kartuş, zarf, postalama, arşivleme gibi maliyetler hayatımızdan çıkıyor.

Tabi burada bir parantez açarak dijital dünyanın tamamen maliyetsiz bir dünya olmadığını da belirtmek gerekli. Arşivleme çalışmalarında mutlaka sunucu maliyeti olacaktır. Ancak dijital dönüşüm öncesi dönem maliyetlerinin yanında çok üzecek maliyetler olmayacaktır.

Baskı, zarflama, postalama ve arşivleme işlerinin kaybettirdiği zamandan tasarruf edilir. Böylelikle çalışanlar bu zamanlarda başka işlere odaklanabilir. Dijital dünyada hatalar normale göre daha az yaşanır. Çünkü kontrol sistemleri gelişmiştir. Ayrıca yapılan hatanın telafisi de daha hızlı gerçekleştirilebilir.

Dijital Dönüşümün Adımları Nelerdir?

Öncelikle dijital dönüşüme neden ihtiyaç duyduğumuzu tespit etmemiz gerekir. Bu nedenlerin içerisinde şirket ihtiyaçlarından doğan nedenler de olabilir, e-fatura gibi yasal zorunluluktan kaynaklanan nedenler olabilir.

Her iki durumda da ihtiyaçlarımızı net bir biçimde yazmaya başlamalıyız. Eğer bu noktalarda kullandığımız yazılımlar varsa bunları da mutlaka belirtmeliyiz.

İkinci aşamada bu ihtiyaçlara yönelik yazılım araştırması yapılması gerekir. Sadece yazılımı tespit etmekle bitmez. Aynı zamanda yazılımın geliştirilmesi ve kurulması sürecinde bize destek verecek danışmanlık firmasını da belirlemek çok önemli.

Kurum içerisinden bu dönüşüm projesi içerisinde kimlerin yer alacağı iyi tespit edilmeli. Tüm bu ekiplerin dijital dönüşüm konusunda istekli, bilinçli ve planlı olması gerekir.

Dijital Dönüşüm Hiç Bitmeyecek!

Teknolojik gelişmeler ile birlikte hayatımızdaki her şey adım adım dijitalleşiyor. Dijital dönüşümden sonraki süreç daha hızlı yaşanacak. Zira teknolojinin bu değişim hızında kullandığımız araçlara yönelik yenilikler de durmayacak. Her geçen gün bir yenisi eklenecek.

İnsanoğlu bugüne kadar olmadığı derecede öğrenme ve bilme ihtiyacı hissedecek. Artık en iyi çalışanlar; bilgiyi iyi yönetebilenler olacak.

Peki hem bireysel olarak bizler hem de kurumlarımız dijital dönüşüm ve sonrasındaki sürece hazır mıyız?