E posta gönderme adabı ile ilgili uzun zamandır yazmayı düşünüyordum. Kısmet bugüneymiş. O kadar önemli bir konu ki! Son zamanlarda çeşitli online sitelerde bu konularda eğitimlerin var olmaya başladığını da görüyorum.
Aslında bir eğitim ile çözülecek bir durum değil. İnsan kendisi de bu konuda doğru yolu bulabilir. Yeter ki böyle bir niyeti olsun.
Bazı temel noktalara dikkat ederek e posta gönderme adabı konusunda birtakım alışkanlıklar edinilebilir. Peki nedir bu temel noktalar?
E Posta Gönderme Adabı Temel Noktaları
Her Şeyi E Posta ile Göndermeyin
İlk madde ile birlikte aslında konunun kendisini yok ediyoruz! E posta yapısı gereği çok güvenilir bir iletişim aracı değil. Ele geçirilme ihtimali var. E posta gönderdiğiniz kişinin yanlışlıkla başkasına gönderme gibi bir hata yapması mümkün. Ya da masasında değilken ekranda açık kalmış olabilir.
Dolayısıyla sizin sadece o kişiye özel olarak yazdığınız bir konu siz istemeden başkalarının okumasına açık hale gelebilir. Dolayısıyla eğer çok özel bir konudan bahsediyorsanız bunu o kişinin yanına giderek ya da en azından telefonla arayarak yapın.
Yöneticileriniz ya da Patronunuz Her Mailde Olmak Zorunda mı?
Bu soruyu kendinize her mail gönderiminizde mutlaka sorun. Öncelikle yöneticileriniz ya da patronlarınız sizin gibi yüzlerce çalışan ile birlikte mesai yapıyor olabilir. Her birinin her mailinde olduklarını düşünsenize. İçerisinden çıkamayacakları bir hal alacaktır. Mutlaka olmaları gereken maillerde elbette ekleyin. Ancak her mailde olmalarına gerek yok.
Ayrıca her maile yönetici ya da patronlarınızı eklemeniz mesai arkadaşlarınız tarafından da yanlış algılanacaktır. İnsanlar sizin ne kadar çok iş yaptığınız göstermeye çalışan bir “şovmen çalışan” olduğunuzu düşünecek ve buna göre cephe alacaklardır.
Mail Adreslerinde Kıdem Sırası Önemli
Alıcı ya da bilgi kısmı olması fark etmez. Mail adreslerini sıralarken mutlaka bir kıdem sırasına göre sıralama yapın. Birçok insan buna dikkat etmez. Ancak bazıları bunu kendilerine yapılmış bir hakaret olarak algılar. Eğer bu kadar basit bir nedenden dolayı sıkıntı yaşamak istemiyorsanız sıralama konusundaki dikkatinizi bir alışkanlık haline getirin.
E Postayı Konu Kısmına Yazmayın, Kısaltma da Yapmayın
Bazılarının yazmak istediği şeyi konu kısmına yazmak gibi kötü bir alışkanlığı var. Konu kısmı adı üzerinde konuyu belirtmek için ayrılmış bir kısımdır. E posta gövdesinde ise asıl anlatmak istediklerinizi yazarsınız. Konu kısmına tüm söylemek istediklerinizi yazmak işin kolaycılığı. Ancak e posta gönderdiğiniz kişinin bunu nereden ve hangi cihazdan okuduğunu bilemezsiniz. Belki okuyabilmek için çok çaba harcaması gerekecek. Neden karşınızdaki insana bu saygısızlığı yapasınız ki?
Ayrıca konu kısmında kısaltmalar yapmak da karşı tarafa ekstra efor harcatmak anlamına geliyor. Önemli olan konuyu en kısa biçimde yazarak karşıya net bir biçimde anlatabilmek. Ana fikri kısaltamıyorsanız kelimeleri kısaltarak yer kazanmaya çalışmayın!
Saygı Kelimelerini Kısaltmayın
Saygı bildiren kelimeleri kısaltmak bir saygısızlıktır. Kaş yapayım derken göz çıkartmayın. Örneğin “Saygılar” yazacağınıza “Sayg.” Yazmayın. Alt tarafı klavyeye 3 defa daha basacaksınız. Bundan kaçınmayın. Yapacağınız işi ya tam yapın ya da hiç yapmayın!
E Posta Başlığı ya da İçeriğinde Bağırmayın
Büyük harflerle yazmak dijital dilde bağırmak anlamına gelir. Bu günümüzde hemen hemen herkesin bildiği genel geçer bir kuraldır. Eğer büyük harflerle yazıyorsanız karşı tarafa bağırıyorsunuz demektir. Yazılı iletişim gibi duyguların çok fazla hissedilemediği ya da yanlış algılandığı bir mecrada böyle riskli hareketlere kalkışmayın.
Okundu Teyidi İstemeyin
Okundu teyidi istemek oldukça faydalı bir özellik. Bazı maillerin mutlaka ulaşmış olmasından emin olmak isteyebilirsiniz. Ancak bunun da bir sınırı var. Her mailiniz okundu teyidi isterse karşı tarafa saygısızlık olarak yansır. Zira karşınızdaki kişi sürekli kontrol edilen, sözüne güvenilmeyen bir kişi konumuna getirilecektir. Yapmayın!
Tema Kullanmayın
Mail programlarının size sunduğu temalar çok güzel, anlıyorum. Ama iş hayatındayız ve bu hayatın belli başlı ciddiyet kuralları var. Lütfen bu kuralları zedelemeyin! Muhatabınıza gönderdiğiniz e posta arka planında güller, çiçekler, böcekler olmasın.
Ciddiyetten uzak bir tutum olmanın yanı sıra zaman zaman maillerin boyutunu artıran, karşı tarafta kilitlenmelere neden olan bir özellik olduğunu unutmayın.
E Posta Gönderme Adabı
İş yaşamının ciddiyetini ve çok dikkat edilmesi gereken noktalar olduğunu hiçbir zaman unutmamak gerekir. E posta gönderme adabı konusunda bu ciddiyeti her zaman göz önüne almalıyız. Yapacağımız en ufak hatanın bile zaman zaman kariyerimize mal olabileceği aşikâr. O yüzden uyarıları dikkate almanızı öneririm.
Görseller için Kaynak: https://www.pexels.com/
Zaman zaman dijital pazarlama konusunda bir dijital pazarlama uzmanı olarak vereceğim bilgileri takip etmek için mehmetortac.com adresini ve Twitter hesabımı takip etmeyi unutmayın!